Procedure klachtencommissie
Ontvangstbevestiging van uw klacht en machtiging
Op het moment dat u een klacht bij de Klachtencommissie heeft ingediend (indien een bemiddeling niet succesvol is verlopen of als u geen bemiddeling wenst) wordt de klacht naar de secretaris van de Klachtencommissie gestuurd.Deze stuurt u binnen een week een ontvangstbevestiging met klachtomschrijving met daarbij een machtiging met het verzoek deze te ondertekenen.
Hiermee machtigt u de Klachtencommissie de klacht voor te leggen aan de aangeklaagde en verleent u tevens de aangeklaagde toestemming om alle relevante gegevens betreffende de klacht aan de Klachtencommissie te verstrekken. In voorkomende gevallen is in de machtiging eveneens opgenomen dat u toestemming verleent om de relevante gegevens bij de eigen huisarts op te vragen en deze aan de Klachtencommissie en aan de aangeklaagde te verstrekken.
Indien een ander dan de patiënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger) de klacht indient, wordt aan de patiënt gevraagd de machtiging te ondertekenen. In deze aangepaste machtiging is opgenomen dat de patiënt u machtigt voor hem of haar op te treden bij de behandeling van de klacht. Op deze wijze wordt geverifieerd of de patiënt werkelijk toestemming heeft verleend voor het indienen van de klacht.
Voor klagers die minderjarig zijn wordt conform de regeling inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (art. 7:450 BW) gehandeld:
- minderjarigen boven de 16 jaar kunnen zelfstandig als klager optreden;
- betreft het minderjarigen tussen de 12 en 16 jaar dan dienen in beginsel zowel ouders als kind de machtiging te ondertekenen;
- minderjarigen onder de 12 jaar kunnen niet als klager optreden, maar worden vertegenwoordigd door hun wettelijke vertegenwoordiger(s).
Voorleggen klacht aan aangeklaagde
U en de aangeklaagde worden in principe gehoord op basis van een schriftelijke procedure van hoor en wederhoor. Na ontvangst van de machtiging verzendt de secretaris de klachtbrief met de machtiging aan de aangeklaagde vergezeld van informatie over de te volgen procedure. De aangeklaagde wordt verzocht binnen vier weken schriftelijk op de klacht te reageren. Indien deze termijn wordt overschreden, zendt de secretaris een herinneringsbrief. Eventueel wordt een nieuwe termijn afgesproken. Nadat de Klachtencommissie de reactie van de aangeklaagde op de klacht heeft ontvangen, wordt de klacht geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van de Klachtencommissie.Als de aangeklaagde na verstrijken van de nieuw gestelde termijn niet heeft gereageerd, dan wordt de klacht op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst. De Klachtencommissie vormt dan haar oordeel op basis van de gegevens die door klager zijn aangedragen.
Bespreking van de klacht tijdens de vergaderingen
De klacht wordt voor behandeling op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst, zodra de reactie van de aangeklaagde op de klachtbrief is ontvangen. In deze vergadering wordt de klacht met de beschikbare informatie besproken.Het kan zijn dat de Klachtencommissie oordeelt over voldoende informatie te beschikken om tot een uitspraak te kunnen komen. U en de aangeklaagde ontvangen daarvan binnen een week na deze vergadering bericht, waarbij aan u tevens de reactie van de aangeklaagde wordt gezonden.
Het kan ook zijn dat de Klachtencommissie oordeelt dat een tweede (schriftelijke) ronde noodzakelijk is:
- indien er nadere vragen bestaan bij de Klachtencommissie;
- er bij de Klachtencommissie behoefte is aan medische documenten;
- de reactie van de aangeklaagde aanleiding geeft tot een extra reactie;
- de aangeklaagde relevante stukken heeft meegestuurd waarop u nog moet kunnen reageren.
Aanvullend onderzoek: schriftelijk, hoorzitting of deskundigenrapport
De Klachtencommissie kan u, de aangeklaagde of andere personen om nadere schriftelijke informatie vragen of kan deze oproepen voor een hoorzitting, indien zij constateert over onvoldoende informatie te beschikken om tot een oordeel te kunnen komen. Indien u en aangeklaagde worden gehoord in elkaars aanwezigheid, wordt er geen verslag van de bijeenkomst gemaakt. U hebt immers elkaars standpunt tijdens de hoorzitting gehoord. Er wordt een verslag van bijeenkomst gemaakt, als de Klachtencommissie slechts een van beide partijen hoort. Dit verslag wordt vervolgens aan beide partijen toegezonden.De Klachtencommissie kan een deskundige een rapport laten uitbrengen. U en de aangeklaagde worden over de keuze van de deskundige geïnformeerd met het verzoek eventueel bezwaar aan de Klachtencommissie kenbaar te maken. Beide partijen ontvangen na afloop een kopie van het deskundigenrapport. Zij krijgen de gelegenheid zich daarover uit te laten.
Het oordeel/de uitspraak
De Klachtencommissie doet uitspraak als zij meent over voldoende informatie te beschikken om tot een oordeel te kunnen komen. De uitspraak kan gegrond zijn, gedeeltelijk gegrond, ongegrond of niet-ontvankelijk.In de schriftelijke uitspraak worden de relevante feiten beknopt weergegeven, alsmede de klacht, de reactie van de aangeklaagde op de klacht, nadere reacties van u en van de aangeklaagde, de beoordeling van de Klachtencommissie en het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen over door de aangeklaagde te nemen maatregelen.
Indien de Klachtencommissie van oordeel is dat de uitspraaktermijn niet kan worden gehaald, stelt zij u en de aangeklaagde hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte onder vermelding van een nieuwe termijn.
Reactie van de aangeklaagde op de uitspraak
Indien (een onderdeel van) de klacht gegrond is bevonden en/of de uitspraak een aanbeveling aan de aangeklaagde bevat, wordt de aangeklaagde op grond van de WKCZ verzocht binnen een maand na ontvangst van het oordeel te reageren. Afhankelijk van de uitspraak wordt bekeken welk verzoek aan de aangeklaagde wordt voorgelegd. De Klachtencommissie vraagt de aangeklaagde:- aan u een schriftelijke reactie op de uitspraak te doen toekomen en daarvan een afschrift aan de Klachtencommissie te zenden; en/of
- aan de Klachtencommissie en aan u schriftelijk te berichten of hij naar aanleiding van het gegrond bevonden onderdeel van de klacht en de eventuele aanbevelingen redenen ziet tot het nemen van maatregelen en zo ja, welke en op welke termijn.
De aangeklaagde kan de Klachtencommissie om uitstel verzoeken, als de reactietermijn niet haalbaar blijkt. De Klachtencommissie bepaalt dan een nieuwe termijn en stelt u van het uitstel op de hoogte.
Op de uitspraak van de Klachtencommissie is geen hoger beroep mogelijk.